IDEAZIONE E PIANIFICAZIONE
- analisi dei soggetti coinvolti
- definizione degli obiettivi
- financing: budget e preventivo
- massimizzazione del ritorno dell’investimento
- sponsorizzazioni
- predisposizione del piano di attività
- scelta della location
- definizione della tempistica
- suddivisione delle attività
ORGANIZZAZIONE E GESTIONE
- logistica (data e durata dell’evento, luogo, iscrizioni, pratiche e permessi, relatori e ospiti, interpreti e traduttori, alloggio, catering, iniziative ricreative, gestione rischi, piano
sicurezza, aspetti locali ecc.)
- promozione (linea grafica, relazioni pubbliche, sito web, stampati e programmi dell’evento, poster, inviti, attestati di partecipazione, articoli promozionali, segnaletica ecc.)
- amministrazione (budget, sponsor, quote di iscrizione, rimborsi e pagamenti)
- allestimento della sede, preparazione del materiale, coordinamento del gruppo di lavoro
ATTIVITÀ POST-CONGRESSUALI
- organizzazione (riunioni post-evento, valutazione delle scelte effettuate, preparazione della relazione, archiviazione materiale)
- logistica (invio ai partecipanti gli attività svolte, report, foto, materiale vario)
- promozione (relazione finale da parte dell’Ufficio stampa, rassegna stampa dell’evento)